לפני שהשליח יוצא לדרך.

מתחילים בארבע תשובות קצרות

• מאיפה אוספים? עיר, רחוב, מספר בית, קומה ושם עסק אם יש. הוסיפו איש קשר ומספר טלפון.
• לאן מוסרים? כתובת מלאה, שם המקבל וטלפון זמין. ציינו שעות קבלה או פרט כניסה שנחוץ להגעה.
• מה שולחים? תיאור הפריט, כמות האריזות, מידות ומשקל משוער. חשוב לציין אם הפריט שביר, רגיש או צריך להישאר זקוף.
• מתי צריך להגיע? תאריך ושעה מבוקשים, וגם מתי הפריט יהיה מוכן לאיסוף. המועד יאושר בשיחה לאחר בדיקת הזמינות.

המידע הזה מתאים לבירור ראשוני של משלוח חבילה, שליחות מסמכים או הזמנה מהעסק. אין צורך להכניס לתיאור מידע אישי או תוכן מסמכים שאינו נחוץ לשליחות.

מכינים את האריזה לפני האיסוף

בחרו אריזה שמתאימה לגודל הפריט וסגרו אותה היטב. כדאי למנוע תנועה חופשית של התכולה בתוך הקופסה ולהפריד בין פריטים שעלולים לפגוע זה בזה. מעטפות ומסמכים יש להכין בתוך מעטפה סגורה המתאימה לגודלם.

במשלוח פרחים, מתנה או מארז, ציינו מראש כל הנחיה לטיפול בפריט. צילום ותיאור של האריזה יכולים לעזור בשיחת התיאום, במיוחד אם קשה להסביר את גודלה. כשנדרשים תנאי הובלה מיוחדים, מבררים את ההתאמה לפני הזמנת השליח.

בודקים שהמקבל יכול לקבל

מסירה למשרד נסגר או ללקוח שאינו נמצא בכתובת עלולה לשבש את התכנון. בדקו מראש את זמינות המקבל, הוסיפו שם של איש קשר וציינו אם המסירה צריכה להגיע לאדם מסוים.

אם רוצים להשאיר את החבילה בקבלה או לתאם דרך אחרת למסירה, חשוב לסכם זאת בשיחה. אל תניחו שהשליח יכול לבחור בעצמו היכן להשאיר פריט חשוב או עדין.

במשלוח דחוף מציינים שעה, לא רק ״דחוף״

כשצריך להגיע היום, ההבדל בין ״במהלך היום״ לבין ״לפני סגירת המשרד״ חשוב לבדיקת המסלול. ציינו את השעה המבוקשת והאם קיימת גמישות במועד.

ספידוס תבדוק את זמינות השליחים ואת פרטי המשלוח הדחוף לפני אישור המועד. הכנת הפריט והכתובות מראש מאפשרת להתחיל את התיאום עם המידע הדרוש.

כמה יעדים? מסדרים את הרשימה

במשלוחים מהעסק למספר לקוחות, הכינו רשימה שבה לכל יעד מופיעים שם, כתובת, טלפון וכמות פריטים. התאימו את סימון החבילות לרשימה וציינו אם יש סדר עדיפות או חלונות מסירה.

אם מדובר במסירה משפטית או במסמך עם דרישות נוספות, צרפו גם את דרישות המסירה והאישור המבוקשים. אלו פרטים שצריך לברר לפני האיסוף.

בונים הודעה, בודקים ושולחים

בוחרים אחד מששת שירותי השליחויות, פותחים את חלון התיאום וממלאים כתובות, מועד ותיאור. האתר מכין הודעת וואטסאפ שאפשר לבדוק לפני המעבר לשיחה. אתם שולחים את ההודעה, ואנחנו מבררים את הפרטים ומתאמים איתכם את המשלוח.

הפרטים מוכנים? דברו איתנו